電話代行をまだ利用されたことがない方や、これからお試しサービスの検討されている方は、どの様なかたちで電話代行のサービスが導入され、運用が始まるのか、なかなかイメージできないのではないでしょうか。今回は、電話代行が導入され、サービスが開始されるまでの流れを説明します。

お問い合わせからサービスの開始まで

電話代行のサービスは、どの様に導入され、サービスの利用が始まるのか、具体的に順を追って見ていきましょう。

お問い合わせ～契約書の締結

お問い合わせはフリーダイヤルや、問い合わせフォームから可能です。担当スタッフが当社のサービス内容について、丁寧に説明します。気になることがあれば些細なことでもご質問下さい。皆様の要望に合わせたサービス内容をご提案します。その中で、料金の案内はもちろん、正式な見積書も作成し、料金設定の透明化を図ります。話し合いのうえでサービス開始日を決定した後、契約書締結の流れとなります。

打ち合わせ～社内データ作成

詳細なサービス内容を詰めるために、『応対内容記入シート』の記入をお願いします。そこでお客様のご要望を確認し、連絡方法や具体的な電話応対の内容を決めていきます。場合によっては、ヒアリング形式による打ち合わせが行われるでしょう。この「打ち合わせ」が電話応対のフローを確立する基本となりますので、非常に重要となります。

初回サービス料金の振り込み、転送サービスの案内の後、打ち合わせ内容をもとに、社内システムへのデータ登録、業務資料の作成などが行われます。その資料をベースに、担当オペレーターの教育が行われます。

サービス開始

商品情報やサービスへの理解など、必要知識を習得したオペレーターが担当部署に配置され、サービスが開始されます。その後、改善点や細かい変更点がありましたら、指摘をいただき、万全のサービスに近づく努力をさせていただきます。

最短翌日から利用可能です

電話代行は、最短翌日から利用できます。スタッフの欠員が出てすぐにでも穴埋めが欲しい、というニーズにも応えられるでしょう。もちろん、無理に急ぐ必要はありません。貴社のスケジュールに沿ったサービスの開始も可能ですので、ご安心ください。

スタッフ一同、万全の体制でお客様からの相談・依頼をお待ちしております。