この記事では、社会人なら知っておくべき「電話のマナーとはどの様なものか」そんな内容について詳しく解説していきます。

電話のかけ方

直接顔が見えなくても、人柄が伝わってくるのが電話の応対です。きちんとマナーをおさえておけば、好印象にもつながります。ここではまず、基本的な電話のかけ方について解説します。

電話をかける前に、相手の会社名、名前、用件をチェックしておきましょう。用件はあらかじめ整理し、メモにまとめておくことをおすすめします。通話の際はいきなり用件から入らず、「～の件でお電話いたしました」などと前置きを入れることが大切です。

用件が多い場合は、「今お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認する配慮が必要です。電話を切るときは、一呼吸おき、静かに受話器を置きましょう。ガチャンと切るのは悪い印象を与えてしまうので注意しましょう。

電話の受け方

次に、電話の受け方について解説します。まず、電話のベルが2回鳴るまでに受話器を取りましょう。ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ることが重要です。3回以上鳴ってから取った場合は、「お待たせしました」と一言添えましょう。

第一声は「はい」と答えてから会社名、氏名を名乗りましょう。「もしもし」は不要です。外線であれば、「○○会社の○○部でございます」、内線の場合は「○○部の○○でございます」と答えましょう。電話の相手を必ず確認することも大切です。相手が名乗らない場合は、「失礼ですがどちら様でしょうか」と相手の名前や会社名を確認しましょう。挨拶も忘れずにしましょう。

相手が社外の人の場合、「いつもお世話になっております」と一言挨拶を添えましょう。相手の会社名、名前、日時などは正確にメモしましょう。用件は復唱して確認し、数字を間違えないことも重要です。不明だったり聞き取りにくかったりする場合は、「失礼ですが」と聞き返し、確実に用件を把握しましょう。

電話応対で注意すべき点

次に、電話応対において注意すべき点について解説します。「少々お待ちください」で保留にして「ただ今外出中でした」と答えると、居留守と勘違いされてしまいます。「席を外しておりますので、代わりのご用件をおうかがいいたしますが」と答えましょう。

電話のたらい回しも不快感を与えてしまいます。電話を回す際は、「○○社の△△さんから××の件で」と伝えておきましょう。騒音にも注意が必要です。大きな話し声や笑い声なども相手に不快感を与えてしまいます。

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