社会人なら押さえておきたい、ビジネス文書の書き方

社会に出ると少なからずビジネス文書を書く必要が出てきます。そんな時に困らないように、ビジネス文書の基本や書き方についてご紹介していくので、よく調べて勉強しておきましょう。

文章を書く人

ビジネス文章を書くことは社会人として必須のスキルと言えます。しかし、社会人に出たばかりの新社会人などの場合、その書き方が分からないのが普通です。そこでビジネス文章について、まずは基礎的な情報を確認してみます。

そもそもビジネス文書って何？必要なの？

ビジネス文書とはそもそもどのようなものなのかというと、企業や団体が業務を行う際や、外部との通信を行う際に作成する文書のことです。企業では人から人へとたくさんの情報を正確に伝える必要があります。

そこで、口頭で伝えるのではなく文書にすることによって、公共性をもたせ、記録として残し、間違いを防ぐことを徹底しています。口頭での伝達では聞き間違い・言い間違いなどのミスが起きてしまいがちですが、文書の形であればこれらの問題を補うことができ、多くの人へ簡単に伝えることが可能です。

ビジネス文書には企業内での情報伝達に使用する社内文書と、取引先などの外部へ向かって発信される社外文書の二種類があります。

社内文書の主な例としては、社員に対して命令や指示を出すための通達・稟議書、報告や届け出のための日報・報告書、連絡を行うための業務連絡書、記録するための人事録や帳票といったものが挙げられます。

社外文書の例としては、取引上の文書として発注書や照会状、社交上の文書として礼状やあいさつ状などが挙げられます。つまり、仕事を行う上で重要な書類であり、これができないと仕事を行えないというほど重要な書類になるわけです。

ビジネス文書の書き方として、まずほとんどのビジネス文書は横書きです。縦書きで書かれるのは贈答や役員就任など、儀礼的なものとなります。ビジネス文書を書く際は伝達したい内容を簡潔かつ的確に書くようにし、日時や受・発信者の名前、場所、数字などは正確に明記します。

ビジネス文書は会社全体の意思表示として使われるため、個人的な意見や感情は書かないようにしましょう。一つの文書内に複数の内容が書かれていると伝わりにくいため、一つの文書に対して内容は一つとするのが基本です。

また取引上の証拠や内容の記録として使用するため、複写をとって手元に残しておくことも忘れてはいけません。その際には写しや控えなど、複写であるということを明記しておきましょう。

社会に出るとビジネス文書に触れる機会が多くなるため、基本的な知識はしっかり押さえておきましょう。