業務効率を上げていく上で、無駄な機会損失は絶対に避けなければいけない課題のひとつです。しかし、リソースの少ない企業の場合、席を外している間や、営業時間外の着信などに対して100％のレスポンスをすることが難しく、折り返しの電話をかけてもつながらないということも少なく無いのではないでしょうか。今回は、24時間対応してくれる電話受付代行サービスのメリットと、上手な活用方法についてご紹介します。

BtoC？BtoB？ビジネスモデルによるメリット

24時間の電話受付代行は業界や、対象となるカスタマーによってもメリットは変わってきます。例えば、個人向けECサイトを運営する企業であれば、利用者の多い時間帯は18時以降、休日などの可能性が高いと思います。しかし、電話による問い合わせは平日の日中だけという企業も多く、購入にあたって質問したいことがあると言うカスタマーの期待に答えられている企業は意外と少ないものです。

また、自社内で24時間のサポート体制をすでに構築しているという企業でも、夜の時間帯などは人件費が日中よりもかさむということもあります。24時間の電話対応代行は、機械損失を解消することができたり、人件費の削減や、備品など経費の削減を行う事ができます。つまり、24時間の電話対応代行は活用方法次第では、売上の向上、業務効率化、経費削減、顧客満足度の向上など様々な角度でメリットを発揮します。

意外とお得な電話受付代行

電話受付代行は大変便利でメリットの多いサービスですが、導入されていない企業様の多くは"高そうだから"、"うちには必要ないから"という先入観で利用に至っていないと言うことがほとんどです。

確かに、電話を全く使わないのであれば不要です。しかし、多くの場合は導入によって何らかのメリットがあるのが電話受付代行サービスです。実は電話代行のサービス自体はそこまで高額な物ではなく、月額料金で数千円〜数万円程度とかなり低予算で利用することが可能です。

また提供する企業によっても違いますが、月額料金内に50件〜200件程度電話対応料金は含まれているため、パッケージ選択を適切に行えば基本料金だけで利用することも可能です。この程度の低費用で利用することができ、今までフォローできていなかった時間帯の取りこぼしが減ると考えると、費用帯効果的にも非常にお得なサービスと言えます。

自社で用意するよりも経費はかからない！

電話受付代行サービスを利用していない企業の理由に、サービスの質を気にして利用しないと言うこともあります。確かに、専門的な知識を必要とする商品サービスの場合では不安に感じるかもしれませんが、電話受付代行サービスには、カスタマイズできるものが多く、電話を受付し問い合わせ内容だけを伺うものや、テンプレートを用意しておけばある程度コールセンタースタッフで対応してくれるものなどを選んで利用することができます。

また、より詳細なカスタマイズにも対応しているサービスもありますので、自社で絶対に対応しなければいけない部分は、折り返し対応で、専門的な知識を持っていなくても対応出来るものは、コールセンタースタッフで、と言うように切り分けを行う事も出来るため”質”が気になって使えないという企業でも試して見る勝ちはあるのではないでしょうか。

今回は24時間対応の電話受付サービスのメリットや活用方法についてご紹介をいたしました。24時間対応のコールセンターは使い方によっては様々なメリットをもたらしてくれる優れたツールです。社内を業務フローをもう一度見直し、検討してみてはいかがでしょうか。