社会人となるとビジネスメールのやり取りをする機会が多くなります。ビジネスメールに関するマナーは沢山ありますが、今更恥ずかしくて人に聞けないという方は、この記事を読んで最低限のビジネスメールに関する知識をつけておきましょう。

To、CC、BCCはどう使い分ける？

メールの送り方としてTo、CC、BCCという種類がありますが、それぞれどの様な場面で使うかご存知ですか？Toの場合は返信が欲しい、用件を伝えたい相手のアドレスを記載して使用します。CCの場合は、参考として内容を確認してほしい相手のアドレスを記載して使用します。BCCの場合は、面識のない複数名に対して一斉送信したい際、それぞれの相手のアドレスを記載して使用します。

特に注意しておきたいのはCCとBCCの使い分けで、面識がない複数名に対してCCで送ってしまうと、送信先のアドレスや名前などが全ての受信者に分かってしまうため、個人情報の漏洩などにも繋がります。

件名には具体的な内容を

日々大量のメールの処理をしなければならないため、ビジネスマンはまずメールの件名を見ておおよその内容を把握します。件名は最初に相手の目に触れる部分なので、ビジネスメールの顔と言えます。

件名が明確でないと読まずにそのまま破棄されてしまう場合もあります。メールの内容が大方掴めるように、簡潔にまとめて件名に書いておきましょう。うまくまとめるためにも、先に本文を書いてから件名を書くと良いでしょう。また、あまりにも件名が長すぎると末尾が切れてしまうこともあるため、20字程度の範囲にまとめておくと良いでしょう。

資料を添付する際には確認を

メールに何かしらのデータを添付して送ることもありますが、その際にも確認しておきたいポイントがいくつかあります。まず最初に確認しておきたいのは、ウイルスに感染していないかどうかです。添付したデータが万が一ウイルスに感染していた場合、受信者に対して大変な迷惑がかかります。

社外秘情報や個人情報などが漏洩してしまった場合、個人間の問題では済まなくなります。送信する前に確認しておきましょう。またファイルの種類や容量も確認しておきましょう。イラストレーターやフォトショップ、パワーポイントなどで作成したデータは、そのソフトが入っていないと開けないため、相手もそのソフトを持っているのか確認する必要があります。

容量に関しては、相手のメールサーバに使用量の制限がある場合があるため、できるだけ圧縮して送るようにしましょう。そして、データを添付して送信する場合には、本文にデータを添付していることを記載しておきます。

社会人が知っておきたいビジネスメールの基本的な知識をご紹介してきましたがいかがだったでしょうか。他にもマナーは色々とあるので、失敗しないようにあらかじめ調べておきましょう。