「見積書の提出期限が迫っているんだけど、どうやって催促しようか…」先方に返信の催促をしたいとき、その文言や表現には悩むところです。相手は大切なクライアント。遅れているのは向こうとはいえ、催促のメールには手落ちがない様、気をつけたいものです。そこで今回は、メール返信を催促する時に気をつけたいポイントを説明します。
まず、返信が来ない理由を探ろう
まず返信の催促メールを送る前に、「なぜ返信が来ないのか」その理由を考えてみましょう。ひょっとしたら、次の様な理由で返信が来ないのかもしれません。
- そもそもメールを送っていない
- 内容がきちんと伝わっていない
- 送信先アドレスを間違えた
- 失礼な表現を使って怒らせた
など、ひょっとすると自身のメールに落ち度があって、返信が来ない可能性も考えられます。まずは、メールがきちんと送られているかどうかを確認し、メールの趣旨がきちんと伝わっているか、相手に失礼な内容になっていないか、送ったメールをチェックしてみましょう。
送付方法・催促の理由もきちんと書き添える
催促メールの書き方ですが、ポイントは、「どの様にして連絡したか」と「催促の理由」「いつまでに返信」をしっかり書き添えることです。見積書のお返事をもらいたいときは、次の様な文例がよいでしょう。
催促メールの一例
お世話になっております。
電話代行ドットコムの○○です。
10月10日にお見積書をメールにてお送りしましたが、
お手元に届いておりますでしょうか？
万が一お手元に届いていない場合、
すぐに再送致しますので、大変恐縮ですが、
10月20日までにご連絡下さいます様お願いいたします。
また、恐れ入りますが、お見積書に対するお返事は10月25日までに頂けますでしょうか。
月末に社内会議を控えており、期限を延ばすのは大変難しい状況です。
誠に勝手ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ポイントを押さえ、誠意の伝わる書き方をすれば、相手の気分を損ねることなくお返事がもらえるでしょう。
