ビジネスマンの多くは、常にスケジュール手帳を片手に行動していることと思います。仕事をテキパキ進めていくコツは、スケジュールの組み立て方にあるといっていいかもしれません。今回は、おさえておきたいスケジュール管理のコツについてご説明します。

本当の締め切りは“前日”

大抵の場合、「○月○日までに見積書を作成し、提出する」というふうに、仕事には期限が設けられています。その期日に合わせ、段取りを組んでいくことがスケジュール管理の基本になるでしょう。

しかし、1日でも繰り上げて仕事を完了させれば、時間的にも余裕が生まれますし、心も楽になるものです。その方がクライアントにも喜ばれるでしょう。また、どんなトラブルが発生するとも限りませんし、少しでも余裕を持って終わらせることでリスク回避にもなります。“本当の締め切りは期日の前日”と考え、スケジュールを組めば、当日に問題が起きても慌てる必要はありません。

相手のスケジュールをおさえたい場合

クライアントや取引先との打ち合わせで時間を決める時、最低1週間前には連絡してその日取りを設定するのがマナーです。「では、本日から来週の○日までの間で、ご都合のよい日をお教え頂けますでしょうか」というふうに、お伺いを立てる形式で尋ねましょう。また、その案件が長期にわたる場合は、先方にスケジュールを空けてもらう必要があります。そのため、大まかな分量や納期までお知らせし、時間を頂くことをお詫びする配慮も忘れないで下さい。

突然、その日に間に合わなくなった

ビジネスの場では、突然のトラブルもあり得ます。「約束の期日までに見積書を送れない」「どうしても抜けられない会議が入ってその日は訪問できない」。そんな時は、その事実が分かった時点で連絡する様にしましょう。都合のいい日が決まっていなくても、きちんと事情を説明して理解を得ることが先決です。別の日取りが分かったら、改めてスケジュール調整してもらう様お願いしましょう。

最初に決めたスケジュール通り運ぶとは限りません。「スケジュールは変化する」という想定の下、スケジュールを組むことも、ビジネスマナーといえるかもしれません。