業務報告とは、電話受付の代行で行った電話対応結果などをまとめたレポートのことで、業務終了時に送ることになっているものです。入電があれば携帯電話などに送る業務連絡とは別になります。

業務報告とはどんなもの？

業務報告は、メールやFAXで送られることが多く、最近ではメールの割合が圧倒的に増えているそうです。しかし、中には長年FAXで受けており、それをファイリングして保管しているために、継続して欲しいというお客様も存在しています。報告の書式は、顧客との打ち合わせで制作しますが、電話代行業者によって基本となるフォーマットが用意されている場合があるので、業務報告書にこだわりがない場合にはそれを利用しましょう。

業務報告書についてのスムーズなやり取りは、打ち合わせ中に顧客が利用している書式見本を提供することで、電話代行業者に合わせてもらうようにお願いすることです。対応できないという業者もいるかもしれませんが、それくらいの対応できない場合には、契約をやめた方が無難かもしれません。また、業務報告に関しては「端的に報告」「詳細に記述」「問い合わせ日時は絶対」など、必要とする要望は打ち合わせ中に必ず伝えることが重要です。

業務報告の基本料金

とある電話代行業者を例にあげると、電話受付の代行は月額2000円（税別）となっています。弊社よりも安くサービスを利用できるようです。業務報告としてはメールもFAXでも料金としての違いはありません。しかし、業務報告の回数に難があります。それは一日一回しかされないことです。つまり、一日の業務が終わった後で報告が寄せられるわけです。これでも問題ないという人もいるかもしれませんが。急ぎの用件が舞い込む可能性のある業務の場合には、仕事が遅れてしまうことから選択することはできません。そのため、業務報告に関しても回数なども合わせて確認することがおすすめです。

別のサービスでは少し変わってくる業務報告

電話受付の代行というサービス以外でも、代行企業が業務報告をオプションにしているサービスがいくつかあります。通販受注の代行などがそれで、こちらだと商品の型番や個数、オプションや発送方法、住所氏名年齢、電話番号に振り込み情報など、必要な情報数が多くなるため、打ち合わせでの内容も若干変わることになります。

また、電話対応結果一覧としてある程度決まったフォーマットになる電話受付の代行結果と違い、案件に応じて書式の多様化が避けられないこちらの業務報告は、料金設定も5000円から10000円（税別）と幅が広く取られています。これらの差は、報告内容の量や細かさが反映されたものになります。

電話対応結果の業務報告は、そのフォーマット制作や料金の仕組みなどが関係するため、事前の打ち合わせが不可欠です。顧客の意向を汲み取ってくれる代行企業も多く、要望を反映させやすいものでもあります。最初の打ち合わせは、時間を惜しまずじっくりと行うのがいいでしょう。