電話代行の依頼を考えると必要になってくるのが「費用」の問題かもしれません。すると、電話代行サービスの利用を検討すると一番に考えるのが「格安」と言われる電話代行業者についてとなります。

今回は、格安と言われる電話代行について考えながら、どれくらいの費用を設定すればいいのか、どういったサービスが受けられるのかについてご説明します。

電話代行とは？

「電話代行というワードをあまり聞きなれていないし、よく分からない……」という人がいるかもしれません。しかし電話代行は1970年代頃には既に始まっていたサービスです。依頼した人の代理として電話応対を行います。大きく分ければ、コールセンター型と電話転送使用型の2種類があります。

コールセンター型電話代行

コールセンター型は代理で窓口となり、電話内容を分かりやすくまとめて、依頼してきた人へ報告するというスタイルです。

電話転送使用型

電話転送使用型の電話代行の中でも、また2つに分かれています。ひとつは電話番号自体を貸し出して電話代行業者のオペレーターが電話応対するというもの。もうひとつは依頼者が契約している電話を代行会社へ転送し、代行会社のオペレーターが応対するというものです。

どんな時に電話代行を使う？

個人で会社を経営していると、ひとりで様々な仕事をまかなわなければならないため、どうしても電話を取り逃してしまうタイミングが出てきます。

例えば「食事のときのみ代行をお願いする」という人もいます。また返品や苦情の電話窓口としての利用もよく見られます。こういった電話というのは、かけてきた人が気分を害していたり、怒っていることが前提です。もし誰も電話に出ないということが続けば、ネガティブな感情が、さらに増幅していくことでしょう。そうならないために、代行業者へ依頼するという人達もいます。

一口に電話代行と言っても、いくつか種類があるのです。

電話代行の相場

どの会社へ依頼するのかを決める前に、まず相場について知っておく必要があります。電話代行の料金を決定する場合、様々な種類があります。代表的な料金設定としては、オプションの有無によって料金が変化するシステム。他に最初からすべてがコミコミで契約するシステムなどになります。

すべてを含んだ契約だとしても、コール数に制限が設けられており、決められたコール数を超えると数百円の超過金が発生するというシステムの場合も存在します。

料金を格安にしたい場合には、オプションを必要とせず、月額料金を低めにするためにコール数が少ない契約を選択するようにしましょう。あくまで相場の目安ですが、コール数が30コールほどで10,000円程度。コール数が増えれば手間が増えることから料金も高額となっていきます。

今回紹介したのは一般的な平日の9時から18時までの時間帯に関する料金です。そこに土日祝日などを含めた契約や、夜間深夜などの電話対応が入ってくると高額になっていくと言えます。

定量課金と従量課金の違い

電話代行が展開する課金システムについて、しっかりと理解しておくことも大切です。まずは定量課金から見てまいりましょう。こちらはどれだけ使っても、基本的に金額は最初に定められたものとなります。会社の規模が割と大きく、費用に余裕のあるところ向けと言えます。

一方の従量課金は使った分に比例して、お金がかかる形式です。それほどたくさん電話がかかってこない会社向けと言えます。会社を立ち上げて、まだそれほど余裕のない場合は、こちらの従量課金を選んだ方が賢明であると言えます。定量課金は従量課金と比較して、ある程度高めの料金に最初から設定されていると思っていいでしょう。

夜間休日の対応なら？

先ほど時間外や土曜日、日曜日、祝日などは通常料金よりも高くなってしまう傾向にあります。もし長期的に電話代行を依頼したいのなら、平日以外や時間外を含めての利用も視野に入れておいた方がいいでしょう。「安ければ安いほどコスト削減になるので良い」と考えがちですが、必ずしもそうとは限りません。「費用対効果はどうなのか？」ということも確認すべきです。

深夜や早朝などにかかる電話は、緊急の用件であるものも多くみられます。もしその際に対応が遅れたり、大きなミスをしてしまうと、それは甚大な被害となりかねません。信用を失い、やがて「会社が存続できるのか？」といった事態にまで発展しかねません。

そういった対応ミスを防ぐためには、会社のスタッフがいない時間帯にでも、いつでも対応できる人を配置しておくというのも、ひとつの選択肢であると言えます。顧客からの電話だけでなく、時間外の取引先からの連絡にも緊急を要するものがあります。会社を存続させる秘訣は、前もって様々なことを想定しておき、先回りして対策をしておくことです。

格安プランの是非

格安の電話代行は確かに存在します。しかしこの格安という言葉の捉え方が難しいものです。オプションが全てなければ安いプランも実現可能で、制限されたコール内であれば安いプランもありえます。上下の差を比べると、2倍以上の開きがあることもあります。

こういった価格は確かに魅力的かもしれません。ただし自分の会社がどれだけの頻度で、代行業者を利用するかを忘れてはいけません。つい仕事が立て込んだときに予定していたコール数を超えてしまい、かなり高額の請求があとでくることもあります。

そのため、ある程度余裕をもってプランニングをしておいた方がいいでしょう。ギリギリの設定をすると、何かアクシデントがあったときに、すぐ想定金額を超えてしまうものです。また初期費用もきっちり見ておく必要があります。ある程度、高く設定されていたとしても、ずっと続けて使うのならトータルでは、安くなるケースもよくあります。短期と長期、どちらになるのかをきっちり考えておくことが、プラン選びを間違えないコツなのです。

また、格安を知るためにも、まずは一般的な電話代行の相場について知っていくといいでしょう。ベストと言える選択をするために、まず様々な電話代行の情報を集めましょう。

格安プランを利用しても良いケースは？

格安プランを選んでお得になるのは、なるべくコール数を少なめに抑えられる会社です。もし24時間365日態勢で代行会社に依頼する場合は、格安プランよりも定量課金の方をおすすめします。電話代行にはピンポイントで「この時間の応対のみをお願いしたい」というケースも、しばしばあります。こういった時は、定量課金よりも従量課金の方が合っています。

この様に明確な正解というものがないため、知識がないとどこの会社に頼めばいいのか迷うかもしれません。だからこそ、まずしっかりとリサーチを済ませてから、プランを決定していくのが賢明と言えそうです。正しい使い方さえ覚えれば、電話代行への依頼でコストの節減につながりますし、業務の効率化も図れます。十分に調べた上で、自社に合ったプランを選ぶようにしましょう。