オフィス系の仕事の中でも、人気の職種である“秘書”。「偉い上役の補佐役」というイメージが強い秘書業務ですが、実際にはどんな仕事を任せられているのでしょうか？また「秘書代行」との違いは？2つの業務の実態に迫りましょう。

秘書のお仕事について

一口に秘書といっても、活躍する業種によってさまざまなジャンルが存在します。

• 会社社長や役員を補佐する「企業秘書」
• 医師の事務的サポートを担う「医療秘書」
• 弁護士などの士業事務所に勤める「法律秘書」
• 政治家を陰で支える「政治秘書」

このように多くのタイプの秘書が活躍しています。

秘書の仕事を大まかに説明すると、「上司が本業に専念できるよう、その環境を整備する」ことといえます。その環境を整えるためのあらゆる補助的業務を担うのが秘書の務めであり、役割ともいえるでしょう。具体的には、スケジュール管理や電話・来客応対などを行います。組織や団体のトップは、秘書の働きがなければ経営に本腰を入れることが不可能になるため、その存在はきわめて大きいといえます。

秘書代行とは？

秘書という業務が存在する一方で、“秘書代行”とよばれるサービスもあります。これは事務員不在の事務所からの委託を受けて、電話応対などの業務を行うサービスです。社長秘書の代役を務めるというような意味ではありませんが、顧客からの電話内容を正確に伝えるなど、電話をとれば秘書同然の働きとスキルが求められるといっていいでしょう。

もちろん、単に先方からの電話内容を伝えればいいというものではありません。電話口での接客スキルや、ビジネスマナーはもちろん、高度なコミュニケーション力も必須です。秘書代行スタッフはあくまで代行会社のスタッフですので、その企業の事務員や秘書ではありませんが、顧客（消費者）からすれば、電話に出た人物は相手企業のスタッフだと思い、そのつもりでビジネス関連の話や商品サービスの発注などをしてきます。企業の営業活動に大きな穴を開けないよう、現場スタッフとしての自覚と高い意識が秘書代行には必要といえるでしょう。

秘書も秘書代行も、会社の信頼を支える重要なポジション。実際に業務を行う場合は、その認識をもって職務に専念します。