地方の活性化が叫ばれる昨今、電話代行は全国の市区町村自治体にも幅広く活用されています。官公庁や自治体などの公的機関の活用にはどの様なメリットがあり、どんな課題に対応できるのでしょうか？今回は、官公庁や自治体における電話代行の利点と、その可能性についてご説明します。

自治体の危機管理に対応

自治体の行政サービスの基本は、住民生活の安全を守ること。それを実現するには、24時間365日対応できる体制があることが望ましいです。

たとえば、不審者情報の提供や条例違反の通告、または災害関連情報の提供などは、いつ何時もたらされるか分かりません。市役所の窓口が5時に閉まったとしても、24時間開放された電話受付窓口があれば、市民生活に深く関わる情報をいつでもフォローできます。

コスト安で財政難でも便利

都心部の自治体や政令指定都市などの大規模自治体であれば、財政基盤もしっかりしているため、大がかりなコールセンターを導入して危機管理体制を盤石にすることも可能でしょう。しかし、人口減少に悩む小規模自治体や、財政赤字を抱える市区町村では、都心部の自治体並みに大がかりな危機管理システムの構築は困難といえます。

そんな厳しい財政運営の自治体でも、電話代行であればコスト節減に対応した危機管理体制の確立が可能です。災害情報関連の部署に一人宿直を置くだけでも、年間の人件費が大きくかさみます。コストの課題をクリアして安心安全の住民サービスを担保するなら、電話代行の活用が便利です。

役所のイメージ回復にも貢献

往々にして役所の電話受付、または窓口対応は、「冷たい」「固い」といったイメージをもたれがちです。そんな世間の見方も厳しい公務員ですが、住民の快適な生活をあずかる立場を考えれば、広い意味でのサービス業という言い方もできます。住民から「あそこの自治体は対応が丁寧」「いつも親切に接してくれる」などと評価されれば、自治体にとってもプラスになるはずです。

電話代行の丁寧で気配りに富んだオペレーティングサービスを提供すれば、それまでの「固い」「冷たい」といったイメージも払拭できるでしょう。住民満足度を高める意味でも、役所の電話代行活用には大きなメリットがあります。