「やっぱり安いのが一番」という方も多いかと思います。確かに費用を安く抑えられるに越したことはありません。しかし、低価格だけに惹かれて代行業者を選んでしまうと、失敗することもあるかもしれません。では、どのようなポイントに気をつけて選ぶべきでしょうか。

基本料金に含まれる内容を理解すべし！

まずは、様々なサービスのうち基本料金に含まれるのはどこまでか、を確認しておくことが大切です。自分が求めているサービスがどの程度基本料金の範囲内に含まれるのか、オプションをどのくらい付ける必要があるのかを確認しましょう。自社に必要な内容を把握する事で、比較する際の一つの基準となるはずです。会社が休業している週末や祭日、年末年始などにも対応してほしいのに、基本料金には含まれていなかった。といったこともありえます。

この場合、オプションで付けることが出来るのか、それともそのサービス自体が存在していないのか、などで選択肢は異なってきます。基本料金が格安なサービスの場合、わざとニーズが高いサービスをオプションにすることで料金を割増にしたい、と考えるところも少なくありません。安いと思っていたサービスも、実は、必要なものを盛り込んでいったら意外と高額になってしまう、という可能性もあるのです。

メール報告の有無や、その内容・タイミングを確認！

電話対応後、どこの誰から電話があった、ということを依頼主に伝える際には、メールでの報告が主流と言えます。ですが、電話応対するオペレーターの数が少ないため、他の契約者との電話対応を優先するあまり、結果としてメール報告が到着したのが4時間ほど経ってから送信されたのではどうでしょう。また、電話報告の場合でも、ただただ誰から電話があった、というだけを伝えるような対応も頂けたものではありません。そういうことがないように十分に調べることを優先させましょう。

メール報告が可能な場合でも、同時に何人送信してもらえるのか、担当ごとに送信先のアドレスを変更できるのか、なども確認したほうがいいでしょう。対応した秘書スタッフが緊急と判断したら、携帯に直接電話で連絡をくれる、というようなサービスがあると更に便利かもしれません。

状況によっては携帯への転送が必要な場合も！

必要に応じて、会社の内線電話を使って転送しているように見せかけて、自分の携帯電話へ転送してもらえるサービスがあると便利でしょう。特定の人以外の電話をとりたくない時や、個人事業主であることを知られたくない時にも使えます。

電話の受付履歴の確認も検討材料の1つ！

「この前、電話をもらった取引先の担当者の名前、何だったかな」という風に、担当者名を思い出せないというのは、珍しいことではありません。メール報告の内容をチェックすればいいかもしれませんが、大抵は折り返しの電話をした時点で削除されていることが多いでしょう。

そのような場合にも、WEBサイトや報告書などで電話受付履歴を見ることができるシステムがあるかどうかは、大きなポイントと言えるでしょう。こういったサービスはつけておくと大変便利です。料金形態によっては、対応通話件数で料金が決まる場合も少なくはない様ですが、その件数の中に営業電話などが含まれるのかどうかも検討材料の1つとしていいでしょう。

「お試し」はぜひ活用すべし!

やはり実際に使ってみないことには、分からないこともあるでしょう。そういう時に、数週間、もしくは初月は無料、のような一定期間無料でお試しが出来る業者は安心です。ぜひ活用して、こちらも業者選びの検討材料にしてみて下さい。

電話代行業者はオペレーターではなく「秘書」　

秘書というのは、上司の支援を使命としているものです。つまり、上司の成功イコール自分の成功というわけです。かかってきた電話に出て取り次げばそれでいい、という姿勢ではなく、真心のこもった秘書としての対応が望ましいです。自社のニーズに合ったサービスが十分な品質で提供可能であり、費用も最小限に抑えてくれるお試し期間も活用して、より良い電話代行業者を探してみましょう。