「電話代行」「秘書代行」この言葉の違いとは？

「電話代行と秘書代行って何が違うの？」お客様の中には、このような疑問をお持ちの方もおられます。ともに電話対応を主な業務とするもので、そこには明確な違いはないようにも見受けられます。ここでは、“電話秘書代行”というサービスの視点から、電話代行について考えてみましょう。

業務内容に大きな違いはない

“秘書”という言葉を聞くと、政治家や社長、会社役員など、ちょっと格式の高い職業や地位にある人のサポート役というイメージを持ちませんか？企業や組織のトップは、業務も多忙で来客も多く、スケジュール管理が大変。そうした上司の右腕となって雑務をさばくのが秘書の務めです。

その雑務の中に、電話対応もあります。社長や役員宛の電話を取り次いで内容をしっかり記録し、伝える大切な仕事です。この点は、電話代行のスタッフが請け負う業務とさして変わりません。つまり、呼び方は異なるとはいえ、業務的にはこの2つに大きな違いがあるわけでなく、ほぼ同じと考えていいでしょう。

電話秘書代行というサービス

電話代行をサービスとして提供している業者の中では、サービスの一つとして電話秘書代行のサービスを提供しているところもあります。事務員のいないオフィスに代わって、電話を取り次ぎ、内容を的確に伝えることが、電話秘書代行で電話を受けるオペレータースタッフには求められるでしょう。単に電話を取って留守対応するのが秘書の仕事ではありません。“電話秘書代行”というからには、上役が不在でもきちんとその穴を埋められるような対応スキルが必要不可欠です。

その点をカバーするためには、電話オペレーティングの品質をいかに保ち、向上するかが大切。クライアントの事務員や秘書レベルの事務能力がなければ、そのサービスを活用する価値はありませんよね。的確に電話内容を取り次ぎ、クライアントの業務をサポートすることが、電話秘書代行の務めといえるわけで、これは電話代行を行うオペレータースタッフにも同様のことがいえるでしょう。

電話代行ドットコムでは、電話秘書代行をサービスとして提供しています。24時間365日対応で、一つの電話も取りこぼすことなくおつなぎすることが可能。「業務が多忙でオフィスを留守にしがち」「事務員に欠員が出て電話を取る人がいない」そんな要望のある方はぜひご相談ください。