受注管理システムで業務をスムーズに

ECサイトの運営において、受注管理システムは欠かせません。各業務の精度があがり、顧客との不要なトラブルも避けられるからです。システムによっては受注管理以外の業務も行えるので、より良いサイト運営も可能になるでしょう。そこで今回は、受注管理システムの利便性や理想的なシステムについてご紹介します。

受注管理システムとは？

通常、お客様から注文を受けたら、在庫確認が必要です。在庫切れであったり、出荷数を間違えたら、クレームを受けても仕方ありません。しかし、人の手で処理する場合、ミスは避けられないでしょう。

これらの業務を適切に進めるための有効アイテムが、受注管理システムです。このシステムに注文データを入力すれば、出荷までの一連の業務を管理できます。入力作業は担当者が行う場合もありますが、ネット注文では自動入力も可能です。各データには受注番号が付され顧客情報や商品情報がまとめて管理されるため、出荷数や金額についても確認が容易になります。

顧客の信頼を得るためには、迅速かつ正確に出荷する必要も。サイト運営で人手が足りない場合は、受注管理システムの導入をおすすします。

どんなシステムが理想？

発注管理・在庫管理との連携をスムーズに行う仕組みの整備が、理想的なシステムへの第一歩です。発注管理と連動すれば、受注データの発注作業への反映も可能。注文数に応じて発注する量を調整できるので、人気の高い商品の在庫切れや、需要がなくなり始めた商品の在庫過多の防止に役立ちます。

ユーザーの中には、きちんと注文できたか気にする人もいます。ネット詐欺ではないと顧客に安心してもらうため、確認メールの送信も必要です。また、注文を待っているだけでは十分ではないでしょう。自ら商品案内を行おうと考えるなら、注文内容から顧客のニーズも把握できるシステムがあればなお良いです。

受注管理システムでは、その他にもいろいろな業務を行うことができます。貴社にとって理想的なシステムを見つけるためには、各システムのサービス内容を比較してから導入すると良いでしょう。

開設に必須な機能

受注管理システムのうち、ネットショップを開設した際に必須となる機能は以下の通りです。

• 受注機能（注文データを処理）
• 入金処理機能（代金の支払い状況などに関わるデータを管理）
• 出荷処理機能（確認メールを送信、各種伝票を印刷）

これらの機能がそろっていれば、お客様から注文を受けた際、発送までに必要となる最低限の業務を行えます。システムの良し悪しが分からず迷われているなら、まずは受注・入金・出荷のデータを管理できるシステムを選んでおくと無難でしょう。