留守番中に電話がかかってきた時のため、留守番電話を設定しているがほとんど吹き込んでもらえない。不在時に電話を受けてくれる従業員を雇いたいが、それ以外の仕事があまりなく無駄に感じてしまう。

こういった電話の対応において困ったときに便利なサービスとして紹介するのが「電話代行」や「秘書代行」と呼ばれるサービスです。電話代行・秘書代行というサービスを利用することで、オペレーターが電話応対してくれるため、メッセージを吹き込まれなかったなどの問題を解消することができます。そんなリスクを無す電話代行について、メリットを紹介したいと思います。

電話代行の仕事

サービスの内容としては、依頼された方の事務所へとかかってきた電話を、転送という形で、電話代行会社へ転送し、そこに属しているオペレーターが依頼者に代わり電話応対係として対応します。留守番中の電話番という人員を雇用しなくて良いので人件費が抑えられるのが魅力的です。また、専門的にオペレーターとして電話応対することを仕事にしていることから、しっかりとした応対技術を持っているので、電話対応も丁寧に対応を期待できます。

電話代行というサービスの中でも内容によっていくつか種類があり、弊社でも24時間365日、コールセンター、不動産、ネットショップ、士業専門などのサービスを提供しています。他の企業では、求人受付や中古車売買など、さまざまな電話代行サービスを提供している業者も少なくありません。様々な電話応対サービスを電話代行として業者が提供を行っています。

また、電話代行と秘書代行は同じ内容のサービスで、最近では細かい違いを気にせず、電話代行と秘書代行を区別なく呼ぶようになってきています。

電話代行を利用するメリット

留守番電話を設定していたとしても、吹き込んでもらうことがあまり無かった場合、機会を逃していることになります。離席、外出は仕方ないことではありますが、その間に得られた仕事があったかもしれません。

離席、外出などによって電話応対がままならない場合、電話代行サービスを検討し、取引環境を整える準備をしてみても良いかと思います。留守番電話ではなくなり、しっかりとしたオペレーターが電話応対してくれるので、少しでも仕事を獲得することができるかもしれません。

留守中だけでなく休日にも対応

電話代行の利点は、外出や離席など、留守の時だけではありません。契約によっては休日や長期休暇などにも対応している企業も存在するので、その間の電話にも対応することが可能です。例えば不動産業者様の場合、土日や祝日の問い合わせに対応していないところはほとんどないと言って良いと思います。もし対応していなければ、入居者や売買希望者の方が来てくれなくなるでしょう。そんな時でも電話応対をおまかせすれば、接客に集中することができます。

電話応対が必要な時にオペレーターが応対してくれるサービス、それが電話代行サービスなのです。