24時間365日、高品質の電話オペレーティングを心がける電話代行。「離職した事務員の穴を早急に埋めたい」「営業時間外でもかかってくる電話に対応したい」そんな悩みや課題を解決するために、多くの企業や個人事業者がサービスを利用しています。そんな電話代行の利用を検討したら、まず何からはじめればいいのでしょうか？今回は、サービスを利用する前にやっておきたい3つのことをご説明します。

まず、問い合わせをして情報を集める

何も情報もないところから、いきなりサービスを利用することはないと思います。どんな代行業者がいて、それぞれどんな料金体系でどんなサービスを用意しているのか、ホームページや口コミサイトなどから何かしら調べるという手段を取るのではないでしょうか。

情報を集める目的

情報を集める目的は、疑問を解決するためです。もっとも早い手段は、電話代行業者に直接問い合わせてみることでしょう。サービスの詳しい内容から、料金体系、電話代行で得られるメリットなどを、営業担当が細かく説明してくれます。興味があれば、パンフレットなどの資料も送付してくれるでしょう。ホームページの文字情報より、営業担当に直接対応してもらうほうが、疑問もスムーズに解決し、会社の姿勢や営業態度も掴めます。

電話代行で何を得るのか？目的を明確にする

なぜ、電話代行を利用したいのか？そこには明確な理由があるはずです。電話代行には、多種多様なサービスがありますので、利用目的に合ったものをチョイスするのがベスト。「オペレーター対応は、夜間と祭日のみでいい」「電話本数が少ないので、それに見合ったプランでコストカットにつなげたい」という様に、より優先的に解決したい課題を明確にすることで、必要なサービスが見えてきます。

無料お試しサービスの活用を

営業担当から情報を得て、どんなサービスが必要か、だいたいの見通しもついた。そして「そのサービスを実際に試してみたいな」と思ったら、無料お試しサービスを活用してみましょう。サービスの手応えを得るには、実際に利用してみるのが一番です。

サービスの利用期間中に、オペレーターのスキルや取り次ぎ時の連絡体制、システムに問題がないか、細かくチェックすることも忘れない様にします。最終的な判断は、実際にサービスを利用してみないと分からない部分もあるので、じっくりと吟味する時間も確保しておきましょう。