電話秘書サービスを行う会社には、弊社も含め特定の業種に特化したサービスを提供しているところもあります。今回はそんな中から、不動産業に特化したものに注目してみました。空室情報から見学の手続き、物件資料の確認や入居者からの問い合わせまで、幅広く対応しています。

内容も時間も問わない多数の電話。電話秘書ならうまくさばけます

不動産の管理会社や賃貸・売買事業者には、日々多くの電話がかかってきています。物件の問い合わせや資料請求、空室確認や住人からの問い合わせなど、内容も多岐にわたり、曜日も時間も問いません。電話は一本に対して一人が対応することになり、同時に鳴る数だけ人手が必要になり人件費が発生します。時間については当番制などで夜間・早朝にも人を配置することで対応するしかなくて、人件費的にもスタッフの体力的にも大きな負担になっています。手を抜くこともできない大事な部分ですが、大きな負担になっているこの部分。電話秘書サービスを利用すれば、一気に解決することができます。

空室状況、資料請求、見学希望なんでも24時間対応

空室状況、物件資料の条件、設備関係の案内や説明など、電話秘書として行える部分は様々です。間取りや広さ、敷金や礼金、会社によってはペットの可否や駐車場の空きの有無などの情報が入った物件リストを元に情報提供を行います。他の資料周りなら仲介業者への物件資料・図面のFAXやメール送信、内見希望があれば仲介業者に業者名と担当者名を確認して内見方法の案内といった様に、日々更新される物件リストを使って説明、案内を行います。

入居者からトラブルがあったという緊急連絡にも、修理業者の手配や連絡方法の確認など適切な対応を行い、これらを24時間365日体制で実施することが可能です。不動産用語にも精通していて、会話の不備の心配もありません。スタッフには不動産業務に専念してもらう事で作業効率も上がり、休日出勤や当番もなくなるため体調的にも楽になります。

利用者が感じる確かな効果

賃貸のオーナー会社では、土曜・日曜・祝日には仲介業者からの電話が多いそうです。以前はそのためだけに職員が休日出勤していて、大きな負担になっていたとの事ですが、電話秘書サービスを利用してからは、スタッフも安心して休めるようになったそうです。

空室情報の案内、物件資料のFAXといった基本的な部分だけでなく、手付があった場合に部屋止めを行ったり、広告料の案内があったりと、専門的な部分まで対応があるのに驚いたとか。また、別の商業陽のテナントビルの管理会社は、平日夜間と土日祝といった時間帯に電話秘書を利用しています。

エレベーターやポンプなどの設備周りの異常や不具合には、メンテナンス業者への手続きもしてくれて助かっていると言います。また、遅くまで営業しているテナントがあり、夜中にいたずらで警報が作動することもあるそうです。そんなこともあるため、深夜早朝にも電話対応してくれるのはとても助かっているとの事です。

日本人の生活スタイルも様変わりした昨今。衣食住の一角を支える不動産業には、それこそひっきりなしに連絡が入るのでしょう。時も内容も選ばない電話にも、研修・教育をしっかりと施したオペレーターなら対応できます。また不動産業務専門と謳うだけあって、電話対応をスムーズに進めるための資料作成や連絡手順などノウハウの蓄積も多くあるようです。多くの人数を抱えづらい不動産業者にとって、電話対応にかかる時間というのはとても無視できるものではないでしょう。

その負担を大きく減らしてくれる電話秘書サービスは、この業種にとってはもう、なくてはならないパートナーの地位を得ているのかもしれません。