電話の代行サービスを契約しようと思っても、初めてだと何を用意する必要があるかはわかりにくいものです。
今回は電話の代行サービスの契約時に必要なものと注意点について解説します。
電話の代行サービスについてのおさらい
解説に入る前に、電話の代行サービスについて少し確認をしておきましょう。電話の代行サービスには大きく分けると2種類のパターンがあります。自社ですでに持っている電話番号を利用する場合と、新しく代行業者から電話番号を借りる場合です。
レンタルオフィスを検討されている場合は、レンタルオフィスのサービス内に含まれているケースもありますので、もし、オフィスも借りようと思っている場合はこの点も確認が必要です。自社の電話番号を利用する場合は、いわゆる電話秘書となり、専用番号を借りる場合は、一時的に電話番号が必要な場合や、何らかの事情があって、その番号を長期的に使用する予定のない場合となります。まずはこの点について確認してみてください。
電話の代行サービス利用時に必要なもの
細かくは検討しているサイトでご確認をいただく必要がありますが、ほとんどの場合、特別なものは必要ありません。新規の契約の場合、会社の登記住所がわかるもの、事業実態を証明するものなどが必要となる場合があります。
一例として、会社所在地の現地確認が必要な場合があります。このあたりに関しては新規で口座を開く際には各業界共通で行われるものですので、特別な用意は必要ではありません。あと準備が必要なものとして挙げられるのは、提供されるサービスが想定している用途にあっているかの確認は必要かもしれません。
代行サービスを申し込む際の注意点
代行サービスを申し込む際に注意しなければいけない点としては、サービスの提供時期と社内の調整が日程的に可能かどうかという点です。よくあるケースが経営者の中で想定していた準備期間では足りず、サービスの導入後にお客様に不利益が生じてしまうというケースです。社内でのトラブルの場合、大きな問題にはなりませんが、オペレーションが行き届いていないことによってお客様に迷惑がかかることが無い様に調整が必要になります。この点に関しては、特に注意が必要です。
電話の代行サービスは大変便利ですが、導入直後は特に気を使う必要があります。この点を理解して利用してください。
