オペレーターが履修しておきたいビジネスマナーの関係性

電話代行業務に求められているビジネスマナーとはどういったものなのか考えたことはあるでしょうか。電話代行業務とは一般的にクライアントに代わって電話対応のサービスを行う仕事です。この電話応対のサービスを実際に行うのが「オペレーター」と呼ばれる人になります。オペレーターの多くは女性が行い、男性の数も多くはありませんが業務を行っています。このオペレーターは、単に電話応対をしているだけでは成り立ちません。そこに必要なのが電話応対業務に特化したマナーなのです。

電話代行とはどのようなサービス？

電話代行とは、簡単に言ってしまうと電話の代行業務です。会社にかかってくる電話や、受注センターとしての電話業務など、用途や目的に合わせて電話応対を行っています。電話受付ということであれば広い意味で利用できます。事務所で電話対応する人員を必要としないため、業務が滞る心配がなくなり、より効率的に業務を回すことが可能となるはずです。

実際のサービスとはどんなものなのか

実際の導入事例などを紹介すると、普段何気なく電話で申し込みしているサービスが電話代行を活用していることも多くあります。不動産の管理業務やメンテナンスなどのコールセンターで利用されていることもある他、カスタマーセンターやサポートセンターといった電子機器専門の窓口として案内することもあります。そしてオペレーターが詰めて電話対応を行うために問合せを取りこぼす可能性も低く、オペレーターとして業務を続けていることで電話対応についても高い技術をもって対応してくれることが期待できます。

ビジネスマナーは大丈夫なのか

コールセンターと聞くとビジネスマナーなどでしばしば問題視されることがありますが、電話代行業務を行っている会社の多くは、しっかりとした研修や育成を行っています。そのため安心してサービスを利用することができます。オペレーター自身も臨機応変な対応や、声のトーンなど日々工夫して業務に取り組んでいるので、内容などに合わせて電話業務を行っています。その中でも大切なのはビジネスマナーですが、電話でのマナーや話し方なども決まりがあり、そういった内容をしっかりまとめてビジネスマナーも備わった話し方を心がけています。

このように電話代行のオペレーターはしっかりとしたビジネスマナーを持っており、電話対応するための研修なども日夜受けて技術の進歩を心がけています。業務を片手間にやるのではなく、電話対応を片手間にするのでもない。電話代行企業へ電話を外注するという選択肢を改めて考えてみて下さい。