電話代行サービスを開始するまでの流れ

電話代行サービスとは、主に電話受付などを代行するサービスです。とはいえ、具体的にどのようなシステムなのか、電話代行サービスを受けるまでの流れやサービスのシステムについて紹介します。

電話代行とは？

そもそも電話代行とは何かということについて説明します。例えばあるユーザーAが特定の企業Bに対して問い合わせの電話をかけた際、Bの代わりに別の企業が電話を受け付け、Aへの対応を行うことを電話代行サービスといいます。

電話代行のシステムには大きく分けて2つのパターンがあります。1つは電話転送機能を利用したものです。これは企業Bの番号をそのまま使用し、ユーザーからの電話を電話代行を提供する業者のオフィスへ繋ぎ、対応します。そして受付内容の報告レポートをクライアント企業に対して提出します。クライアント企業はこれを受け、ユーザーへと連絡を取ります。

転送を利用しないシステムについて

2つ目のパターンは、電話転送機能などを使用しない場合です。この場合、クライアント企業専用の電話番号を電話代行を提供する業者から発行し、貸し出すことになります。

つまり1つ目のパターンの場合、一度クライアント企業を経由していたものが、2つ目の場合はユーザーが直接、電話代行を提供する企業のオフィスへ電話をかけ、オペレーターが対応するということになります。そして対応が終わった後は1つ目と同じように、受付内容についての報告レポートをクライアント企業に対して提出し、クライアント企業はそれを受けてユーザーへ連絡を取ります。番号の使い分けが必要な場合、起業や独立を考えている場合などはこちらがおすすめです。

導入までの流れ

次は導入までの流れについて説明します。まず弊社、電話代行ドットコムのような電話代行をサービスとして提供する業者へ電話またはお問い合わせフォームから問い合わせます。次に具体的な料金システムやサービス内容についての打ち合わせです。電話代行ドットコムには様々なサービスが提供されており、お客様が求めている内容にあった対応を提供させて頂きます。

個々の状況に合わせたサービスと料金を設定することができます。それから開始日時の確認と契約締結を行います。そして料金の振り込み、電話転送機能やメール受信のテスト、社内システムへの登録や資料作成が終われば、晴れてサービス開始です。これで電話代行のサービスを利用することができるようになります。さすがに以上がすべての手順というわけではありませんが、概要としては理解頂ける内容になっているかと思います。